Per manutentori e centri assistenza caldaie
Anagrafica impianti, rapporti di controllo di efficienza energetica e promemoria del bollino in un unico archivio. Il tecnico compila in caldaia dal telefono, in ufficio resta solo da stampare o inviare.
Esempio di scheda impianto come si presenta al tecnico sul telefono, davanti alla caldaia.
Il problema
Non è il lavoro in caldaia a mancare di metodo: è la documentazione che lo insegue con un giorno di ritardo, tutto l'anno.
La giornata di un manutentore termico si misura in interventi: la prima accensione in una villetta, tre manutenzioni ordinarie in un condominio, una chiamata urgente per un blocco della valvola gas, la sostituzione di un vaso di espansione a fine turno. In ognuna di quelle case c'è un libretto di impianto da aggiornare, un rapporto di controllo da lasciare firmato e una data che tornerà a bussare l'anno prossimo. Sul furgone il quaderno degli appunti si riempie di matricole, letture dell'analizzatore e numeri di telefono scritti a margine.
Il libretto, però, resta quasi sempre indietro. Le schede da compilare sono tante, la penna in cantina scrive male, il modulo dell'analisi di combustione esce dallo strumento con dati che poi vanno ricopiati a mano. Chi lavora da solo rimanda a domenica, chi ha due o tre tecnici scopre che ognuno tiene i fogli a modo suo: una cartellina nel cruscotto, una foto sul telefono, un blocco di rapporti a ricalco mezzo consumato. Quando il cliente richiama a settembre perché non trova la copia del rapporto, la ricerca comincia da capo.
Poi arriva la lettera dell'autorità competente che annuncia un accertamento, oppure l'amministratore del condominio che chiede la documentazione di tutta la centrale termica per l'assemblea. In quel momento si scopre che manca la scheda dell'ultimo intervento, che il contributo regionale non risulta applicato al rapporto giusto e che due impianti presi in carico a marzo non sono mai stati censiti. Non è disordine per pigrizia: è semplicemente troppa carta per una impresa che vive sul campo.
La soluzione
LibrettoCaldaie tiene insieme quello che oggi vive su carta: l'anagrafica di ogni impianto con generatore, matricola, potenza e combustibile, il libretto di impianto con le sue schede, i rapporti di controllo di efficienza energetica firmati, gli allegati fotografici e le ricevute del contributo regionale. Ogni caldaia ha una scheda sola e una storia sola, dalla prima accensione alla sostituzione del generatore.
Il tecnico apre l'impianto dal telefono davanti alla caldaia, ritrova i dati dell'ultima manutenzione, inserisce i valori dell'analisi di combustione, fa firmare il responsabile dell'impianto sullo schermo e chiude l'intervento. Il rapporto è pronto in PDF, il libretto è aggiornato, la prossima scadenza è già calcolata. In ufficio non resta da ricopiare niente: si stampa, si invia via email o si esporta per il catasto della propria Regione.
Carichi clienti e impianti da foglio di calcolo o li aggiungi dal campo: indirizzo, unità immobiliare, generatore, matricola, potenza utile nominale, combustibile, codice o targa assegnata dal catasto della Regione. Da quel momento i dati si scrivono una volta e si ritrovano ovunque servano.
Sul telefono o sul tablet il tecnico ha la scheda impianto, lo storico degli interventi, i ricambi montati e il modulo del rapporto di controllo già impostato sul tipo di generatore. Firma del cliente sullo schermo, foto della targhetta e dei fumi, intervento chiuso prima di risalire in furgone.
Ogni impianto porta con sé due orologi: la manutenzione secondo il libretto di uso e manutenzione del costruttore e il controllo di efficienza energetica secondo le periodicità di legge. LibrettoCaldaie li tiene entrambi, avvisa te e avvisa il cliente prima che scadano.
Funzionalità
Nessuna funzione decorativa: ogni voce nasce da un passaggio che oggi costa carta, telefonate o serate perse.
Un record per ogni impianto termico con generatore, matricola, potenza, combustibile, tipo di evacuazione fumi e codice del catasto regionale. Collegato al cliente, all'edificio e alla singola unità immobiliare.
Le schede del libretto seguono la struttura prevista dalla normativa e si aggiornano a ogni intervento. Storico consultabile, versioni precedenti conservate, stampa pronta per il responsabile dell'impianto.
Il modulo del rapporto di controllo di efficienza energetica si apre già compilato con i dati dell'impianto e del generatore. Al tecnico restano i valori dell'analisi di combustione e le verifiche effettuate.
Doppio calendario: manutenzione secondo le indicazioni del costruttore e controllo di efficienza energetica secondo le periodicità di legge. Vista per mese, per zona e per tecnico, così il giro si costruisce da solo.
Email di avviso al proprietario o all'amministratore prima della scadenza, con la data proposta e i riferimenti dell'impianto. Meno telefonate a vuoto e rinnovi che non si dimenticano a metà stagione.
Firma del cliente sullo schermo, foto della targhetta, dello scarico fumi e dei ricambi sostituiti allegate all'intervento. I dati inseriti restano sul dispositivo quando in cantina non c'è campo e si allineano appena torna la rete.
Registri il contributo previsto dalla tua Regione, lo associ al rapporto giusto e tieni il conto di quelli acquistati e utilizzati. Niente più ricevute sparse e rapporti senza riscontro.
Contratti di manutenzione con durata, canone e impianti inclusi, rinnovi segnalati per tempo, incarichi di terzo responsabile tracciati. Ogni tecnico vede il proprio giro, il titolare vede tutto.
Vantaggi
Il risultato non si misura in schermate, ma in ore recuperate, rinnovi che restano e documenti che si trovano al primo colpo.
Gli interventi si chiudono in caldaia, non sul tavolo di cucina. Il tempo che oggi se ne va a ricopiare rapporti e a impaginare libretti torna disponibile per un intervento in più o per staccare a un'ora decente.
Quando l'autorità competente chiede la documentazione di un impianto, la trovi in pochi secondi: libretto aggiornato, ultimi rapporti firmati, ricevute dei contributi, foto degli interventi. Rispondi con un PDF invece che con una settimana di ricerche.
Ogni manutenzione ordinaria e ogni controllo di efficienza in scadenza compare nello scadenzario prima del tempo. Il lavoro ricorrente resta ricorrente e il cliente non si rivolge altrove perché nessuno lo ha richiamato.
Moduli identici, campi obbligatori e storico condiviso: chi subentra su un impianto sa cosa è stato fatto l'anno prima, quale scheda è stata sostituita e con quali valori era stata tarata la combustione.
Prova sociale
Tre situazioni tipiche del mestiere: chi lavora da solo, chi coordina una squadra e chi segue condomini e centrali termiche.
Seguiamo circa quattrocento impianti tra villette e piccoli condomini e i libretti erano la parte peggiore del mestiere. Adesso il rapporto di controllo esce firmato dal telefono mentre chiudo il mantello della caldaia. La differenza vera la sento a novembre, quando prima passavo le domeniche a mettere in ordine i fogli.
Con tre tecnici in giro ognuno teneva i suoi appunti a modo suo e la copia per il cliente spariva regolarmente. Ora ogni impianto ha una scheda sola con lo storico dei ricambi. Quando un amministratore chiede la documentazione della centrale gliela mando lo stesso pomeriggio, senza cercare in archivio.
Quello che mi ha convinto è lo scadenzario doppio: la manutenzione secondo il costruttore e il controllo di efficienza con la sua periodicità. Non devo più tenere a mente chi scade a marzo. Preparo il giro il lunedì mattina e chiamo i clienti prima che chiamino loro con la caldaia in blocco.
Scenari d'uso rappresentativi del profilo dei nostri utenti target.
Prezzi
Si parte dal piano che corrisponde al giro di oggi e si cambia quando la squadra cresce. Il pulsante porta al modulo con il piano già selezionato.
19euro al mese
per chi lavora da solo e vuole smettere di rincorrere libretti e rapporti a ricalco
Il più scelto dalle imprese
49euro al mese
per l'impresa di manutenzione con due o più tecnici in giro tutti i giorni
99euro al mese
per il centro assistenza che segue condomini, terzo responsabile e più sedi
Prezzi per azienda, IVA esclusa, senza costi di attivazione: si cambia piano o si smette quando serve, i dati restano esportabili in qualsiasi momento.
Domande frequenti
Otto risposte su normativa, periodicità, contributi regionali e trattamento dei dati, scritte senza giri di parole.
LibrettoCaldaie è lo strumento con cui tieni aggiornati e conservi i dati del libretto e produci le stampe da consegnare al responsabile dell'impianto. Il libretto resta quello previsto dalla normativa, con la struttura e le schede stabilite dal decreto ministeriale del 10 febbraio 2014 e dal DPR 74/2013. Il software ti serve a compilarlo senza riscrivere ogni volta gli stessi dati e a ritrovarlo quando serve, non a inventare un modello diverso.
Ogni impianto porta due scadenze distinte. La prima è la manutenzione ordinaria, che segue le istruzioni del libretto di uso e manutenzione del costruttore. La seconda è il controllo di efficienza energetica, la cui frequenza dipende dal tipo di generatore, dal combustibile e dalla potenza secondo l'allegato del DPR 74/2013. Imposti i parametri dell'impianto una volta e lo scadenzario calcola entrambe le date, avvisandoti con l'anticipo che decidi tu.
No, e per questo il software non impone un modello unico. Il contributo che molti chiamano bollino, le modalità di acquisto, i formati dei rapporti e il catasto degli impianti termici sono disciplinati a livello regionale, con portali e regole differenti. In LibrettoCaldaie registri i contributi che acquisti, li associ al rapporto corretto e prepari le esportazioni nel formato che la tua Regione richiede. Ti conviene sempre verificare le indicazioni aggiornate della tua autorità competente.
Sì. L'applicazione da campo tiene i dati dell'intervento sul dispositivo: puoi aprire la scheda dell'impianto, inserire i valori dell'analisi di combustione, scattare le foto e raccogliere la firma anche senza rete. Appena il telefono torna sotto copertura, l'intervento si allinea all'archivio e il PDF diventa disponibile in ufficio. È la situazione più comune del mestiere e non poteva essere un limite.
Sì. Puoi censire generatori a combustibile, pompe di calore, macchine frigorifere per la climatizzazione estiva e scambiatori collegati a teleriscaldamento, ognuno con il modello di rapporto adatto al tipo di apparecchio. Per gli apparecchi contenenti gas fluorurati resta a tuo carico quanto previsto dal Regolamento UE 517/2014 e dal DPR 146/2018, comprese le registrazioni nella banca dati nazionale: nel software annoti gli interventi e conservi la documentazione collegata all'impianto.
Sì. Se hai un foglio di calcolo con clienti, indirizzi e matricole, lo importi e in poche ore hai il parco impianti censito. Se invece hai solo raccoglitori cartacei, il consiglio pratico è caricare gli impianti man mano che li visiti nella prima stagione: al primo intervento la scheda si compila davanti alla caldaia e da lì in avanti è già pronta. Nel piano Centro assistenza ti affianchiamo nel caricamento iniziale.
Solo tu e i tecnici che autorizzi, ognuno con il proprio accesso e con i permessi che assegni. I dati restano di tua proprietà e li esporti quando vuoi in formato aperto. Il trattamento dei dati personali dei tuoi clienti segue il Regolamento UE 2016/679: tu resti titolare del trattamento e noi trattiamo i dati per fornirti il servizio, come descritto nella nostra privacy policy.
Dipende da quanti impianti segui. Sotto la cinquantina un buon quaderno può bastare. Quando le manutenzioni diventano centinaia, il problema non è più scrivere ma ritrovare: sapere chi scade, chi non ha ancora firmato, quale rapporto è collegato a quale contributo. Il piano Tecnico nasce esattamente per quel passaggio, quando il lavoro cresce ma non c'è ancora nessuno in ufficio a tenerlo in ordine.
Dal blog
Normativa, moduli e pratica di cantiere, spiegati come si spiegherebbero a un collega davanti al furgone.
Il DPR 74/2013 fissa libretto, rapporti di controllo e periodicità: che cosa deve fare il manutentore e come tenere in ordine ogni documento dell'impianto.
Leggi l'articolo sul DPR 74/2013
Dati dell'impianto, analisi di combustione, verifiche e firme: come si compila il rapporto di controllo di efficienza energetica senza saltare nessun campo.
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Generatore, evacuazione fumi, circuito idraulico e dispositivi di sicurezza: la checklist della manutenzione annuale di una caldaia a gas, fino al libretto.
Leggi la checklist della manutenzioneContatto
Scrivici quanti impianti segui, se lavori da solo o con una squadra e in quale Regione operi: le regole del catasto e del contributo cambiano parecchio da un territorio all'altro.
Ti rispondiamo con una demo tarata sul tuo caso, partendo da un impianto reale del tuo giro.
Risposta entro due giorni lavorativi
Preferisci la posta elettronica? Scrivi a jimenezjulien42@gmail.com indicando quanti impianti segui e la Regione in cui operi.